1. Tutvustus

Tallinna linn pakub koostöös CoTowniga elanikele võimalust osaleda Tallinn CoTowni preemiaprogrammis. Selle programmiga saavad nad linna heaks erinevate „ülesannete“ täitmise eest preemiapunkte. Ülesanded võivad olla väiksed naabruskonna tööd, nagu prügikastide uuendamine, kogukonnaüritustel ja kohalikel algatustel vabatahtlikuna osalemine või uuringute korraldamine. Teenitud punktide eest saab programmis osalevatelt ettevõtetelt ja teenusepakkujatelt preemiaid. Tallinna linn vastutab programmi toimimiseks vajalike isikuandmete töötlemise eest. Vajalikku tark- ja riistvarataristut haldab CoTown.

Tallinna linna asutused töötlevad Teie isikuandmeid eelkõige seadusest tulenevate ülesannete täitmiseks. Peame tähtsaks järgida kõiki isikuandmete töötlemise põhimõtteid ning oleme võtnud kasutusele turvameetmed, et kaitsta Teie isikuandmeid  tahtmatu või volitamata töötlemise, avalikuks tuleku ja hävimise eest.

Üksikasjalikuma teabe isikuandmete töötlemise kohta linna asutustes leiate alljärgnevatest Tallinna linna andmekaitsetingimustest.

Eraelu puutumatusel on kodanike ja valitsuse suhetes märkimisväärne osa ning seetõttu on see Tallinna linna halduskavas tähtsal kohal. Linn vastutab programmis kasutatavate isikuandmete ja andmevahetuse eest. Linnal on kohustus käsitleda elanike isikuandmete kogumist, säilitamist ja haldamist hoolikalt, turvaliselt, proportsionaalselt ning konfidentsiaalselt. See kehtib programmi kõigi aspektide kohta. Isikuandmete nõuetekohane ja hoolikas käitlemine on linna igapäevane ülesanne. Eraelu puutumatuse kaitse on keeruline ja muutub üha keerulisemaks tehnoloogilise arengu, detsentraliseerimise, julgeolekuvaldkonna probleemide ning Euroopa uute õigusaktide tõttu. Seetõttu peame tähtsaks, et Tallinn CoTowni preemiaprogrammi isikuandmete ja privaatsuse kaitse oleks võimalikult läbipaistev.

2 Õigusaktid ja mõisted

2018. aastal jõustus Euroopa isikuandmete kaitse üldmäärus (GDPR) koos vastava Eesti rakendusaktiga. Isikuandmete kaitse üldmäärus (GDPR) tugevdab ja laiendab muu hulgas eraelu puutumatuse õigusi ning suurendab organisatsioonide vastutust. GDPR jätab mitmes punktis ruumi riiklikele valikutele. Need on välja töötatud isikuandmete kaitse üldmääruse Eesti rakendusaktis.

GDPRis kasutatakse järgmisi mõisteid (GDPRi artikkel 4).

• Andmesubjekt: isik, kellega isikuandmed on seotud. Andmesubjekt on elanik, kelle andmeid töödeldakse.
• Töötleja: isik või organisatsioon, kes töötleb isikuandmeid teise isiku või organisatsiooni (käesoleval juhul CoTowni) nimel.
• Isikuandmed: kõik andmed, mis on isikuga seotud ja mille põhjal saab isikut tuvastada füüsilise isikuna. See ei kehti delikaatsete andmete, näiteks kellegi tervise kohta, vaid mis tahes andmete kohta, mida saab seostada konkreetse isikuga (näiteks nimi, aadress, sünniaeg). Peale tavaliste isikuandmete tunnustab seadus ka eri liiki isikuandmeid. Need on andmed, mis puudutavad tundlikke teemasid, nagu etniline taust või poliitilised eelistused.
• Andmekaitse mõju hindamine: andmekaitse mõjuhinnangus hinnatakse uue või olemasoleva töötlemise mõju ja riske eraelu puutumatuse kaitsele. Seda nimetatakse ka eraelu puutumatuse mõjuhinnanguks (PIA) või andmekaitse mõjuhinnanguks (DPIA).
• Vastutav töötleja: isik või asutus, kes teeb üksi või koos teise isikuga otsuse isikuandmete töötlemise eesmärkide ja vahendite kohta (käesoleval juhul Tallinna linn).
• Töötlemine: mis tahes isikuandmetega tehtav toiming, näiteks salvestamine, säilitamine, kogumine, kombineerimine, edastamine ja hävitamine.

Sellest loetelust nähtub, et kõik, mida teete isikuandmetega, on töötlemine.

3 Reguleerimisala

Käesolevat määrust kohaldatakse Tallinna linna ja CoTowni töödeldavate isikuandmete suhtes, kui see on seotud Tallinn CoTowni preemiaprogrammiga.

4 Vastutus

Tallinna linn on Tallinn CoTowni preemiaprogrammi raames töödeldavate isikuandmete vastutav töötleja. CoTown tegutseb Tallinna linna nimel volitatud töötlejana.

5 Töötlemine (GDPRi artikkel 4)

Isikuandmete töötlemine hõlmab kõiki isikuandmete või nende kogumitega tehtavaid automatiseeritud või automatiseerimata toiminguid või toimingute kogumeid. GDPR hõlmab andmete töötlemisel järgmist:

• kogumine, dokumenteerimine ja korrastamine;
• säilitamine, kohandamine ja muutmine;
• päringute tegemine, konsulteerimine, kasutamine;
• edastamine,
• levitamine või muul moel kättesaadavaks tegemise teel avalikustamine;
• ühitamine, ühendamine, seostamine;
• piiramine, kustutamine või hävitamine.

6 Eesmärgid (jätkub)

Tallinn CoTowni preemiaprogrammi raames kogutakse ja töödeldakse isikuandmeid järgmistel eesmärkidel:

• tallinlastele programmis osalemise ja ülesannete täitmise eest punktide kogumise võimaldamine;
• kasutajakontode haldamine ja preemiapunktide andmine;
• programmi teatiste saatmine, näiteks teavitused uute ülesannete, punktisaldo ja preemiapakkumiste kohta;
• osalusandmete analüüsimine programmi toimimise parandamiseks ning elanikele väärtuslikumate funktsioonide ja preemiate võimaldamiseks.

Tallinna linn ei töötle isikuandmeid muudel eesmärkidel elaniku selgesõnalise nõusolekuta.

7 Kogutud andmed

Tallinn CoTowni preemiaprogramm kogub elanikelt järgmisi isikuandmeid:

• ees- ja perekonnanimi,
• e-posti aadress,
• telefoninumber (vabatahtlik),
• elukoha aadress (vabatahtlik).

Programm võib koguda lisaandmeid vajaduse korral konkreetsete ülesannete või preemiapakkumiste jaoks. Enne sellistes ülesannetes osalemist või preemiate lunastamist teavitatakse elanikke täiendavast andmekogumisest.

8 Andmete säilitamine ja turvalisus

Tallinna linn ja CoTown on võtnud endale kohustuse kaitsta elanike isikuandmete privaatsust ja turvalisust. Oleme võtnud asjakohased tehnilised ja korralduslikud meetmed, et vältida isikuandmetele volitamata juurdepääsu ning nende avalikustamist, muutmist või hävitamist. Nende meetmete hulka kuuluvad:

• andmete turvaline säilitamine krüpteeritud andmebaasides,
• juurdepääsukontroll juurdepääsu piiramiseks isikuandmetele,
• andmete korrapärane varundamine,
• töötajate andmekaitsealane koolitamine.

9 Andmete säilitamine

Tallinna linn säilitab Tallinn CoTowni preemiaprogrammi kaudu kogutud isikuandmeid seni, kuni see on vajalik käesolevas eeskirjas kirjeldatud eesmärkide täitmiseks, välja arvatud juhul, kui seadusega on nõutud või lubatud pikem säilitamisperiood.

Elanikud võivad igal ajal taotleda oma isikuandmete kustutamist, võttes ühendust programmi haldajaga (vt kontaktandmed allpool). Pange siiski tähele, et isikuandmete kustutamine võib piirata või takistada programmis osalemist.

10 Elaniku õigused

Elanikel on isikuandmete kaitse üldmääruse (GDPR) kohaselt seoses oma isikuandmetega järgmised õigused:

• õigus pääseda ligi oma isikuandmetele,
• õigus ebatäpsete isikuandmete parandamisele,
• õigus oma isikuandmete kustutamisele,
• õigus isikuandmete töötlemise piiramisele,
• õigus andmete ülekandmisele,
• õigus esitada vastuväiteid isikuandmete töötlemisele,

Elanikud saavad neid õigusi kasutada, võttes ühendust programmi haldajaga (vt kontaktandmed allpool).

11 Kontaktandmed

Kui teil on küsimusi või muresid seoses teie privaatsuse või isikuandmete töötlemisega Tallinn CoTowni preemiaprogrammi raames, võtke palun ühendust

Tallinn CoTowni preemiaprogrammi administraatoriga:

[Sisestage e-posti aadress]

[Sisestage telefoninumber (vabatahtlik)]

12 Muudatused privaatsuspoliitikas

Tallinna linn jätab endale õiguse käesolevat privaatsuspoliitikat igal ajal muuta. Kõik muudatused avaldatakse programmi veebisaidil ja need jõustuvad nende avaldamisel. Elanikel soovitatakse käesolev privaatsuspoliitika uuenduste osas korrapäraselt läbi vaadata.

Tallinn CoTown Reward Program Privacy Policy

1. Introduction

The City of Tallinn, in cooperation with CoTown, offers residents the opportunity to participate in the Tallinn CoTown Reward Program. Through this program, they can earn reward points for completing various "tasks" for the benefit of the city. Tasks may include small neighborhood jobs, such as updating trash bins, volunteering at community events and local initiatives, or conducting surveys. Earned points can be exchanged for rewards from companies and service providers participating in the program. The City of Tallinn is responsible for processing the personal data necessary for the program's operation. The necessary software and hardware infrastructure is managed by CoTown.

The institutions of the City of Tallinn process your personal data primarily to fulfill tasks arising from law. We consider it important to follow all principles of personal data processing and have implemented security measures to protect your personal data against unintentional or unauthorized processing, disclosure, and destruction.

More detailed information about the processing of personal data in city institutions can be found in the Tallinn City Data Protection Conditions below.

Privacy plays a significant role in the relationship between citizens and the government, and therefore it holds an important place in the administrative plan of the City of Tallinn. The city is responsible for the personal data used in the program and data exchange. The city has an obligation to handle the collection, storage, and management of residents' personal data carefully, securely, proportionately, and confidentially. This applies to all aspects of the program. Proper and careful handling of personal data is a daily task of the city. The protection of privacy is complex and becoming increasingly complex due to technological development, decentralization, security issues, and new European legislation. Therefore, we consider it important that the protection of personal data and privacy in the Tallinn CoTown Reward Program is as transparent as possible.

2. Legislation and Definitions

In 2018, the European General Data Protection Regulation (GDPR) came into force, along with the corresponding Estonian implementation act. The General Data Protection Regulation (GDPR) strengthens and expands, among other things, privacy rights and increases the responsibility of organizations. GDPR leaves room for national choices in several points. These are elaborated in the Estonian implementation act of the General Data Protection Regulation.

The following terms are used in GDPR (Article 4 of GDPR):

• Data subject: the person to whom the personal data relates. The data subject is the resident whose data is processed.
• Processor: a person or organization that processes personal data on behalf of another person or organization (in this case, CoTown).
• Personal data: any data related to a person based on which the person can be identified as a natural person. This does not apply to sensitive data, such as someone's health, but to any data that can be linked to a specific person (e.g., name, address, date of birth). Besides ordinary personal data, the law also recognizes special categories of personal data. This is data concerning sensitive topics, such as ethnic background or political preferences.
• Data Protection Impact Assessment (DPIA): a data protection impact assessment evaluates the impact and risks of new or existing processing on the protection of privacy. It is also called a Privacy Impact Assessment (PIA) or Data Protection Impact Assessment (DPIA).
• Controller: the person or authority who, alone or jointly with others, determines the purposes and means of the processing of personal data (in this case, the City of Tallinn).
• Processing: any operation performed on personal data, such as recording, storage, collection, combination, transmission, and destruction.

This list shows that everything you do with personal data is processing.

3. Scope

This policy applies to personal data processed by the City of Tallinn and CoTown when it is related to the Tallinn CoTown Reward Program.

4. Responsibility

The City of Tallinn is the controller of the personal data processed within the framework of the Tallinn CoTown Reward Program. CoTown acts as a processor on behalf of the City of Tallinn.

5. Processing (Article 4 GDPR)

Processing of personal data includes any operation or set of operations which is performed on personal data or on sets of personal data, whether or not by automated1 means. GDPR covers the following in data processing:

• collection, recording, organization;
• storage, adaptation or alteration;
• retrieval, consultation, use;
• disclosure by transmission, dissemination or otherwise making available;
• alignment,2 combination, linking;
• restriction, erasure or destruction.

6. Purposes (continued)

Within the Tallinn CoTown Reward Program, personal data is collected and processed for the following purposes:

• enabling Tallinn residents to participate in the program and collect points for completing tasks;
• managing user accounts and awarding reward points;
• sending program notifications, such as alerts about new tasks, point balances, and reward offers;
• analyzing participation data to improve the program's operation and to enable more valuable features and rewards for residents.

The City of Tallinn does not process personal data for other purposes without the explicit consent of the resident.

7. Data Collected

The Tallinn CoTown Reward Program collects the following personal data from residents:

• first and last name,
• email address,
• phone number (optional),
• residential address (optional).

The program may collect additional data if necessary for specific tasks or reward offers. Residents will be informed about additional data collection before participating in such tasks or redeeming rewards.

8. Data Storage and Security

The City of Tallinn and CoTown are committed to protecting the privacy and security of residents' personal data. We have implemented appropriate technical and organizational measures to prevent unauthorized access to, disclosure, alteration, or destruction of personal data. These measures include:

• secure storage of data in encrypted databases,
• access control to restrict access to personal data,
• regular data backups,
• data protection training for employees.

9. Data Retention

The City of Tallinn retains personal data collected through the Tallinn CoTown Reward Program for as long as necessary to fulfill the purposes described in this policy, unless a longer retention period is required or permitted3 by law.

Residents may request the deletion of their personal data at any time by contacting the program administrator (see contact details below). Please note, however, that deleting personal data may limit or prevent participation in the program.

10. Resident's Rights

Under the General Data Protection Regulation (GDPR), residents have the following rights regarding their personal data:

• the right to access their personal data,
• the right to rectification of inaccurate4 personal data,
• the right to erasure of their personal data,
• the right to restriction5 of processing of personal data,
• the right to data portability,
• the right to object6 to the processing of personal data.

Residents can exercise these rights by contacting the program administrator (see contact details below).

11. Contact Information

If you have questions or concerns regarding your privacy or the processing of your personal data within the Tallinn CoTown Reward Program, please contact the Tallinn CoTown Reward Program Administrator:

[Insert email address]

[Insert phone number (optional)]

12. Changes to the Privacy Policy

The City of Tallinn reserves the right to change this privacy policy at any time. All changes will be published on the program's website and will take effect upon their publication. Residents are advised to regularly review this privacy policy for updates.